Gestión y Mejora de Procesos: Clave para adaptarnos a los cambios.

Un proceso es una serie de tareas o actividades relacionadas y ordenadas que se realizan con un propósito específico. Cada proceso tiene un inicio y un final, y transforma entradas (input) en salidas (output). Las entradas pueden ser cualquier cosa que el proceso necesita para funcionar (materiales, información, tiempo), y las salidas son los resultados del proceso.

Los procesos pueden ser muy simples, como hacer una taza de café, o muy complejos, como la producción en una línea de montaje de automóviles. Independientemente de su complejidad, todos los procesos siguen la misma estructura básica: entradas que son transformadas para producir salidas.

Ahora bien, ¿Cuáles son los beneficios de tener tus procesos identificados y documentados?

Mejor comprensión del trabajo: Un proceso documentado proporciona un entendimiento claro y coherente de cómo las cosas deben hacerse. Esto puede ser particularmente útil para los nuevos empleados, ya que pueden referirse a los documentos del proceso para familiarizarse con su trabajo. Estos documentos usualmente corresponden a los manuales de procedimientos y la sugerencia es basarse en un estándar de calidad por ejemplo, la ISO 9001.

Mayor eficiencia: Al documentar tus procesos, puedes identificar áreas de ineficiencia y hacer mejoras. Esto puede llevar a una mayor productividad y a un mejor uso de los recursos.

Reducción de errores: Los procesos documentados minimizan la posibilidad de errores porque ofrecen una guía clara y detallada de las tareas a realizar. Esto puede resultar en un mejor control de calidad y un mayor nivel de consistencia en los resultados.

Mejora continua: Una vez que tienes un proceso documentado, puedes monitorearlo y mejorarlo constantemente. Esto permite a tu empresa adaptarse y responder a los cambios en el entorno de negocios.

Estandarización: Al tener procesos documentados, puedes asegurarte de que todas las áreas de tu empresa sigan los mismos procedimientos, lo que puede mejorar la consistencia y la calidad de tu producto o servicio.

Cumplimiento de normativas: En algunos sectores, la documentación de procesos puede ser un requisito legal o regulatorio. Tener tus procesos bien documentados puede facilitar el cumplimiento de estas normativas.

¿Y cómo los podemos mejorar y optimizar?

Identifica el proceso que deseas optimizar: Antes de comenzar, es importante definir claramente el proceso que deseas mejorar. Es necesario crear un mapa del proceso, detallando cada paso y las interacciones entre ellos. Esto te dará una visión general de cómo funciona y dónde puede haber áreas de mejora. Para eso, existen distintas metodologías que puedes utilizar como el BPMN2.0 por ejemplo.

Establece métricas y objetivos claros: Determina qué aspectos del proceso deseas mejorar y establece objetivos claros y medibles. Las métricas pueden incluir tiempo de ciclo, calidad del producto o servicio, eficiencia del personal, entre otros.

Estos indicadores te ayudarán a evaluar el éxito de tus mejoras y a mantener el enfoque en los resultados deseados. También te ayudarán para fijar indicadores objetivos alineados con lo que esperas de tu organización y concentrar los esfuerzos en esos cambios.

Analiza y elimina cuellos de botella: Identifica los puntos en el proceso donde se producen retrasos, ineficiencias o errores. Estos "cuellos de botella" pueden ser causados por una variedad de factores, como falta de recursos, descoordinación entre áreas o procedimientos inadecuados. Una vez identificados, busca soluciones para eliminarlos o reducir su impacto. En la Ingeniería de Procesos, existen métodos relevantes utilizados mundialmente como el Lean, el Kaizen y el Six Sigma entre otros.

Automatiza tareas repetitivas: Evalúa qué tareas dentro del proceso pueden ser automatizadas, ya sea a través de tecnologías de software o infraestructura tecnológica. La automatización puede aumentar la eficiencia, reducir errores y liberar tiempo valioso para que tu equipo se enfoque en tareas de mayor valor agregado. Acá es donde por ejemplo surge el “paperless” o la eliminación del papel y la dependencia de la documentación física; algo que hasta hace un tiempo e incluso en algunos tipos de productos de la industria financiera, era muy relevante.

Capacita y comunica: La capacitación y la comunicación son cruciales para el éxito de cualquier proceso de optimización. Asegúrate de que tu equipo entienda las razones detrás de los cambios y cómo se espera que realicen sus tareas en el proceso optimizado. Brinda apoyo y fomenta la retroalimentación para identificar áreas de mejora adicionales.

También es importante hacer parte de las mejoras de procesos a los equipos que ejecutan sus tareas, ya que así, te aseguras de contar con el conocimiento a nivel de detalle y sugerencias e ideas que son siempre bienvenidas. Para diseñar un nuevo proceso por ejemplo, puedes invitar a tus colaboradores a una actividad de Design Thinking, donde todos juntos prototipan nuevas alternativas.

Monitorea y ajusta: La optimización de procesos es un esfuerzo continuo. Monitorea regularmente las métricas establecidas y compáralas con tus objetivos. Asegúrate de ajustar y revisar el proceso según sea necesario, y no dudes en revisar y actualizar tus objetivos a medida que tu empresa evoluciona. 

También tienes que tener tu atención puesta en la tecnología que necesitas para tu negocio, ya que, junto a ella, siempre tendrás oportunidades para mejorar tus procesos y que estos se traduzcan en mejores resultados para tu organización.

Siguiendo estos consejos, podrás optimizar tus procesos de manera efectiva y contribuir al éxito de tu empresa en tiempos de incertidumbre y más allá.

Un abrazo,